Antes de contratar el salón

Si estas por organizar tu evento, cuando visiten los salones de alquiler, es muy práctico armar una lista de preguntas para comparar y tomar la decisión más acertada. Escuchen las recomendaciones para elegir un salón y estén atentos a los detalles del lugar y los servicios que ofrece.

Sobre costos y reservas

Muchos detalles pueden pasar desapercibidos, pero los iniciales que contemplan las políticas de contratación son esenciales. Presten atención a todos los detalles y, sobre todo, a la letra chica del contrato.

  1. Sobre la contratación, ¿cuáles son las formas de pago, el depósito de reserva, la cancelación final antes o después del evento?
  2. ¿Cuáles son las políticas de cancelación y reembolso de la reserva?
  3. ¿Hay diferencia en el precio de alquiler si el evento es de día o de noche?
  4. ¿Se pueden cotizar servicios adicionales, tales como decoración y ambientación, la torta de casamiento original, mesa dulce o carrito de golosinas, barra de tragos, DJ y música, etc.?
  5. Si han enviado todas las tarjetas de invitación originales, ¿hasta cuándo se puede entregar la lista definitiva de invitados?
  6. ¿Cuál es el horario para finalizar un evento nocturno?
  7. ¿Cuántas horas de servicio se estipulan en el contrato? ¿La fiesta se puede extender una hora extra?

Infraestructura y servicios

*En cada visita, evalúen si el espacio se adapta a sus necesidades o deberían continuar buscando otras alternativas. Dentro de este apartado podrían surgir muchas más preguntas, pero estas son las principales.

  1. ¿Cuál es la capacidad del salón y cuáles son los espacios disponibles?
  2. ¿Cuenta con estacionamiento?
  3. ¿Cómo es la disposición de los toilettes?
  4. ¿El lugar cuenta con personal de seguridad y de guardarropas?
  5. Sobre las características de los implementos tecnológicos, ¿el sitio cuenta con pantalla gigante para videos, micrófonos, proyector, pista de baile?
  6. ¿Se puede coordinar un show de banda en vivo o algún otro espectáculo?
  7. ¿Hay cotillón no permitido? Aerosoles, espumas, papel picado.
  8. ¿La organización del salón cuenta con un espacio acondicionado para niños y un servicio de babysitter?
  9. ¿Se pueden realizar ceremonias civiles o religiosas dentro del predio?

Catering

*Si realmente les encanta el servicio de catering pero se les va un poco de presupuesto, pregunten si tienen un menú más económico. A veces, las empresas ofrecen un menú más sencillo pero con el mismo respaldo gastronómico. Consideren también contratar la opción de café y té para acompañar la torta de casamiento sencilla. Los invitados, agradecidos.

  1. ¿El salón cuenta con catering propio?
  2. ¿Cuáles son los menús disponibles y las opciones de cócteles?
  3. ¿Se puede programar una degustación de menú? ¿Hasta cuántas personas pueden participar?
  4. ¿Hay cierta flexibilidad para realizar cambios en el menú?
  5. ¿Ofrecen menú infantil? ¿Y platos alternativos para regímenes especiales?
  6. Si es un menú con tarjeta, ¿los niños abonan lo mismo que los adultos?
  7. ¿Cómo es el protocolo de las bebidas?
  8. ¿Es posible llevar un servicio de catering externo?
  9. ¿Cuántos mozos o meseras habrá según la cantidad de mesas ocupadas?
  10. ¿Cómo es el contrato de la barra libre, por botellas o tiempo? Si quieren ampliar el tiempo, ¿cuánto les cuesta la hora extra?

Mesas y decoración

*Es ideal completar la decoración de la recepción con un atril que indique los lugares de los comensales. También deben buscar un sitio para ubicar los souvenirs originales y otros detalles para los invitados.

  1. ¿Cuántos comensales pueden sentarse a las mesas?
  2. ¿Hay opciones de mantelería, vajilla, cristalería, mobiliario?
  3. Para la organización de las mesas, ¿se incluyen protocolo, minutas, arreglos florales?
  4. ¿Cuál es el estilo de las sillas?
  5. ¿El presupuesto considera también la decoración del salón?
  6. Si es así, ¿cómo es el montaje?, ¿se pueden proponer ideas para la decoración o elegir incorporar otros elementos?

Imprevistos y otros detalles

No todo lo más caro resulta de lo mejor. Evalúen la relación precio-calidad que ofrece cada salón y revisen las opciones en caso de imprevistos.

  1. ¿Cuentan con equipo electrógeno?
  2. ¿Tienen servicio de emergencia médica prevista para urgencias?
  3. Si el salón tiene un espacio abierto para organizar una boda, ¿qué sucede en caso de imprevistos climáticos?
  4. Puedo llevar mi fotógrafo o cuentan con un listado exclusivo de proveedores?
  5. Que requisitos piden para poder llevar un proveedor externo de mi confianza?
  6. Cobran algún adicional por llevar un proveedor externo?