Antes de contratar el salón
Si estas por organizar tu evento, cuando visiten los salones de alquiler, es muy práctico armar una lista de preguntas para comparar y tomar la decisión más acertada. Escuchen las recomendaciones para elegir un salón y estén atentos a los detalles del lugar y los servicios que ofrece.
Sobre costos y reservas
Muchos detalles pueden pasar desapercibidos, pero los iniciales que contemplan las políticas de contratación son esenciales. Presten atención a todos los detalles y, sobre todo, a la letra chica del contrato.
- Sobre la contratación, ¿cuáles son las formas de pago, el depósito de reserva, la cancelación final antes o después del evento?
- ¿Cuáles son las políticas de cancelación y reembolso de la reserva?
- ¿Hay diferencia en el precio de alquiler si el evento es de día o de noche?
- ¿Se pueden cotizar servicios adicionales, tales como decoración y ambientación, la torta de casamiento original, mesa dulce o carrito de golosinas, barra de tragos, DJ y música, etc.?
- Si han enviado todas las tarjetas de invitación originales, ¿hasta cuándo se puede entregar la lista definitiva de invitados?
- ¿Cuál es el horario para finalizar un evento nocturno?
- ¿Cuántas horas de servicio se estipulan en el contrato? ¿La fiesta se puede extender una hora extra?
Infraestructura y servicios
*En cada visita, evalúen si el espacio se adapta a sus necesidades o deberían continuar buscando otras alternativas. Dentro de este apartado podrían surgir muchas más preguntas, pero estas son las principales.
- ¿Cuál es la capacidad del salón y cuáles son los espacios disponibles?
- ¿Cuenta con estacionamiento?
- ¿Cómo es la disposición de los toilettes?
- ¿El lugar cuenta con personal de seguridad y de guardarropas?
- Sobre las características de los implementos tecnológicos, ¿el sitio cuenta con pantalla gigante para videos, micrófonos, proyector, pista de baile?
- ¿Se puede coordinar un show de banda en vivo o algún otro espectáculo?
- ¿Hay cotillón no permitido? Aerosoles, espumas, papel picado.
- ¿La organización del salón cuenta con un espacio acondicionado para niños y un servicio de babysitter?
- ¿Se pueden realizar ceremonias civiles o religiosas dentro del predio?
Catering
*Si realmente les encanta el servicio de catering pero se les va un poco de presupuesto, pregunten si tienen un menú más económico. A veces, las empresas ofrecen un menú más sencillo pero con el mismo respaldo gastronómico. Consideren también contratar la opción de café y té para acompañar la torta de casamiento sencilla. Los invitados, agradecidos.
- ¿El salón cuenta con catering propio?
- ¿Cuáles son los menús disponibles y las opciones de cócteles?
- ¿Se puede programar una degustación de menú? ¿Hasta cuántas personas pueden participar?
- ¿Hay cierta flexibilidad para realizar cambios en el menú?
- ¿Ofrecen menú infantil? ¿Y platos alternativos para regímenes especiales?
- Si es un menú con tarjeta, ¿los niños abonan lo mismo que los adultos?
- ¿Cómo es el protocolo de las bebidas?
- ¿Es posible llevar un servicio de catering externo?
- ¿Cuántos mozos o meseras habrá según la cantidad de mesas ocupadas?
- ¿Cómo es el contrato de la barra libre, por botellas o tiempo? Si quieren ampliar el tiempo, ¿cuánto les cuesta la hora extra?
Mesas y decoración
*Es ideal completar la decoración de la recepción con un atril que indique los lugares de los comensales. También deben buscar un sitio para ubicar los souvenirs originales y otros detalles para los invitados.
- ¿Cuántos comensales pueden sentarse a las mesas?
- ¿Hay opciones de mantelería, vajilla, cristalería, mobiliario?
- Para la organización de las mesas, ¿se incluyen protocolo, minutas, arreglos florales?
- ¿Cuál es el estilo de las sillas?
- ¿El presupuesto considera también la decoración del salón?
- Si es así, ¿cómo es el montaje?, ¿se pueden proponer ideas para la decoración o elegir incorporar otros elementos?
Imprevistos y otros detalles
No todo lo más caro resulta de lo mejor. Evalúen la relación precio-calidad que ofrece cada salón y revisen las opciones en caso de imprevistos.
- ¿Cuentan con equipo electrógeno?
- ¿Tienen servicio de emergencia médica prevista para urgencias?
- Si el salón tiene un espacio abierto para organizar una boda, ¿qué sucede en caso de imprevistos climáticos?
- Puedo llevar mi fotógrafo o cuentan con un listado exclusivo de proveedores?
- Que requisitos piden para poder llevar un proveedor externo de mi confianza?
- Cobran algún adicional por llevar un proveedor externo?